Tid är de allra flestas trånga sektor. Det man saknar mest. Men det man ju faktiskt aldrig kan få mer av rent kvantitativt. Hur vi upplever den, kvalitativt, det är en annan femma. Där kan vi göra mycket.
”Jag har inte tid” säger man och egentligen handlar det ju om att ”jag har mer eller mindre medvetet valt att lägga mina 24/7 på annat” men det blir lite omständigt att säga.
”Jag har en lucka i kalendern” handlar ofta om att det finns en tom tidsslot bland datum timmar och kvartar men det säger egentligen inget om vi faktiskt kan ta in, agera på och vara fysiskt och mentalt närvarande på den bokningen vi gör.
Jag fick förfrågan om ett möte häromdagen och jag föreslog en tid i senare delen av oktober. Inte för att jag inte vill, det vill jag.
Inte för att det inte finns luckor i kalender, det finns det. Massor.
Utan för att jag vill kunna ta in mötet och kunna agera på det vi kanske bestämmer under det.
Om någon tittar i min kalender så ser den väldigt luftig ut. Jag klassar den som full långt innan den är det och håller jättehårt i mina ”luckor”. De är inte luckor på riktigt. Det är tider då jag kan jobba ostört med saker och bokar jag upp dem blir veckan bara en lång radda av att bocka av. Inte hinna se fram emot, inte förbereda, inte vara fullt närvarande och låta ta lite längre tid om behov finns. Bråttom och rushigt. Pas bien.
Jag tror att många överbokar sina kalendrar utöver vad som faktiskt är möjligt att både hantera och dra nytta av. Resultatet blir den här känslan som jag ofta hör beskrivas som att springa framför ett tåg.
Det är ju inte så bra att leva livet så. Det mår man inte bra av. Man presterar inte bra. Man blir inte så rolig att ha och göra med. Det blir inte bra helt enkelt.
Och det kan vara svårt att stoppa det som är den absolut närmsta tiden (hej igenkänning!). Men du kan börja redan nu med att skapa förutsättningar för en badass vavavoom rock-the-calendar get shit done typ av struktur. (Med det inte sagt att det inte kommer köra ihop sig, det kommer det!) Men tänk vad skönt att det pirrar lite utmanande inför veckan som kommer snarare än att det känns som du ska hoppa in i en torktumlare där någon annan bestämmer gradantal och program? Här är några tips:
1. Du kommer inte hinna allt så prioritera det du vill och bör hinna med
Ur ett jobbkontext såväl som privat kan du fråga dig:
1) Vart ska du 2) Varför ska du dit (svaret ger motivation) 3) Vad tar dig dit? 4) Vad annat lägger du tid på 4) Hur kan du minska att göra sånt genom att göra mer av nummer 3.
Om din organisation ska leverera det bästa X Y Z till A B C för att det är det som gör att du och ni har jobben kvar framöver- vad i ditt arbete tar dig mot det? Ligger det högst på prio-listan?
Om du vill vara utvilad om morgnarna men alltid vaknar trött och lägger dig sent…you know what to do.
Ur ett privat perspektiv- vad betyder mycket för dig? Vad betyder mest? Vem? Vad kan du, och vilka, krasst, kan du faktiskt välja bort? Vilken aktivitet får dig att må bra och gör att du orkar nu och sen? Syns det i din kalender? Att skriva ned det man vill och ska göra ökar chanserna att göra det avsevärt!
2. Gör plats med penna och sinne
Hur får de här bitarna ta plats först och störst så inte annat som inte är på din agenda tar över? Blocka in dem både med penna och tangent och landa det mentalt. Det är det här jag väljer att göra, det är viktigt för att XYZ och det jag inte hinner med är inte lika viktigt. När du då i slutet av veckan inser att du, precis som vi alla andra, inte hunnit allt du vill så ser du att du faktiskt hann det som var viktigast för dig. BAM!
3. Vad är det du önskar du gjort, in the end?
Ibland måste man revidera vad man planerar in. Om du ofta går runt med känslan av att ”nu gjorde jag inte X igen” så blir fråga 1) Är det viktigare än något av det jag gjorde denna vecka? (tips- aldrig viktigare än att gå och lägga sig!). 2) Isåfall, hur ska du se till att du gör det nästa vecka? 3) Om inte- släpp det eller tänk att det kan du göra en vecka det är mindre av något annat.
De här känslorna av ”nu hann jag inte….” är bra att ta hand om. För en ständig känsla av att inte ha gjort något är inte bra- antingen ska det in och något annat bort eller så ska du släppa tanken på det och frigöra den tankeenergin till att göra något du redan gör bättre, roligare!
4. Tid att förbereda, genomföra, följa upp
En timme för en timmes möte? Nja, ganska ofta är det ganska mycket mer tid som krävs och jag tror att det är den här insikten och vad vi gör med den som kan få störst påverkan på att antingen känna att man kör tåget eller springer framför det.
Säg att du ska ha ett möte där du ska ta in information, ta beslut och sen agera på det som ni pratar om. Ofta bokar man in mötet den tiden själva mötet tar, kanske räknar man med eventuell restid. Men sällan bokar man också in tid för att förbereda sig och tittar hur kalendern ser ut efteråt för att faktiskt följa upp. Ett spännande möte med en potentiell samarbetspartner eller projekt du kanske ska in i? Mötet är lätt att hitta tid till (kanske!) men finns tiden att följa upp det.
Jag önskar att det fanns en kalenderfunktion som automatiskt föreslog en tid före och efter det möte jag försöker boka in, kanske en tid dagen innan och efter för att upplysa om att att oi! har du verkligen tid till detta?
Samma med en träningssatsning: Det går nog att lägga in ”60 minuter löpning med intervaller, 75 minuter distans och 120 minuter långpass på söndag” en tisdagkväll men den får gärna också påminna om att jag bör äta ordentligt innan och kanske kommer behöva sova lite mer och ligga raklång och inte ränna på ett varuhus på söndag eftermiddag.
Saker man bokar in tar längre än den tid som faktiskt är inbokad i kalendern helt enkelt.
5. Prepare for the unknown
Hur ofta har man en vecka när det inte händer något utanför kalendern? Aldrig, gissar jag. Hur kul är det när hela tidsschemat då rasar som ett korthus? Att ha luft i kalendern, och då snackar vi inte en kvart här och var utan timmar av obokad tid, det är att vara både ansvarsfull och skapa utrymme för kreativitet och fånga en av alla de bollar som man nu insett att man inte ska ha i luften men folk kastar upp ändå.
Om du som jag har mycket luft i kalendern så kan det dock behövas en to–dolista med ett tydligt varför att arbeta med under de här perioderna. Många av oss går igång på att det är lite bråttom och en luftig kalender kan ge en indikation om att det inte är mycket att göra. Det är det förstås oftast men vi har skapat utrymme för att faktiskt göra saker som är viktiga och inte bara bråttom. Men vi behöver kanske skapa en känsla av angelägenhet att arbeta effektivt och fokuserat under de här luftperioderna också så det inte blir bråttom av allting.
Saker vi bokar in tar helt enkelt mer tid än vad de utger sig för i kalendern. Och tänk att ha tid att förbereda det vi ska göra, följa upp dem, fördjupa oss i något som utvecklar dig, tänka till, tänka före och efter och inte hela tiden genomföra allt med andan i halsen (förutom intervallerna då!) ? Vore det inte härligt?
Det är bara att sätta igång! Lycka till!