Health management kan för en individ handla om att ta hand om fysisk och psykisk hälsa. Det krånglas det med något enormt högt upp på Maslows behovstrappa men det är fokus för ett annat inlägg.
Organisatorisk hälsomanagement – det är något annat och även om det förstås är olika utmaningar för olika verksamheter, konjunkturer och, som många erfarit i sommar, klimatfaktorer så finns det en kärna med områden som kontinuerligt behöver vara i fokus för såväl lönsamhet, produktivitet, going concern och välmående för både organisation, team och individ. Jag har sammanställt 10 frågor som kan passa att reflektera över. Kanske ensam, kanske i ledningsgruppen eller på konferensen/ kick-offen? Och framförallt bör alla medarbetare veta svaren!
1 Varför finns vi?
Vad är vårt syfte? Vilket problem eller utmaning löser vi i samhället? Varför är det viktigt att vi gör det vi gör? För långsiktighet måste behovet både identifieras, vara attraktivt att lösa och känt av alla inom organisationen. Vissa syften är lätta att identifiera och hitta mening till. Andra kanske behöver vridas lite på för att hitta rätt infallsvinkel. Oavsett är den här frågan själva basen till allt som sker i verksamheten. Allt som planeras, kommuniceras och allt som görs.
2) Hur ser vi till att alla medarbetare känner ett personligt engagemang och ansvar för att arbeta i enlighet mot vårt syfte, vårt varför?
Självledarskapet. Var man än är i organisationen behöver man veta om det övergripande syftet och ha det som kompass och ledstjärna. Det stöttar också i samarbete inom och mellan grupper och avdelningar. Om både du på ekonomi och jag på kundtjänst har samma mål och syfte så blir det lättare för oss att samarbeta men också att förstå varför den andra behöver göra si och så.
3) Vilka värderingar behöver vi ha för att fylla vårt syfte?
Vad ska vara våra ledord för att stötta våra beslut, beteenden, prioriteringar? Vad vill vi förmedla utåt till alla våra intressenter? Vilka ord vill vi fylla med aktiviteter och locka nya medarbetare med?
4) Vilka beteenden ska vi mäta och belöna för att nå vårt syfte?
Givet vårt syfte och våra mål, hur ska vi belöna beteenden som för oss dit? Resultat är just resultat, det som kommer av rätt beteenden men det är svårt att engagera en hel organisation för ”20 % av marknaden” eller att ”nå budget”, ”ringa x antal cold call samtal” eller ”x antal nykundsmöten”. Att våga följa upp beteenden och värderingar ger ett långsiktigt fokus.
5) För att fortsätta utvecklas och förbättras , hur skapar vi förutsättningar för ständigt lärande?
För att det ska ske utifrån in, från omvärld in till vår verksamhet så vi kan ligga i framkant? För att det ska ske mellan kollegor, informellt och enkelt dagligen? För att medarbetare ska kunna framföra förbättringsförslag till beslutsfattande enkelt och belönas för det? Krasst- i till exempel en kundmötande organisation med en ledningsgrupp som jobbar långt från golvet kommer personalen ”längst ut” vara de som har potential att uppfatta kunders behov och önskemål betydligt snabbare än en marknadsanalys som dras på LG-mötet ett kvartal. Deras tankar och förslag är guld, givet att de vet syftet med organisationens verksamhet och brinner för det.
6) Vilka forum för kommunikation krävs för vår verksamhet?
För att dela lärande, information, dialog och kommunikation? I tider då många upplever information overload blir det viktigt att reda ut hur vi ska jobba med utbildning, konferenser, intranät, appar, email, chattfunktioner, möten och så vidare. Det krävs lyhördhet från medarbetare men även någon/några som likt en spindel i nätet eller trafikledare styr upp en bra struktur över vilka forum som ska användas när och att alla efterlever den kultur som det enats om. Hur beter vi oss på möten för att de ska vara värdeskapande? När mailar vi? När mailar vi inte? Att sätta de här bitarna tydligt underlättar enormt för alla och spar både tid och stress.
7) Vilket ledarskap krävs i vår organisation, givet våra mål och vår unika personalstyrka?
Det kan förändras över tid. I en tid av förändringsarbete, omorganisation kanske ledarskapet behöver få ta större plats. Handla om att förmedla information, om att hjälpa medarbetare hantera att information inte finns, stötta, lyssna. Vid ett läge med många juniora medarbetare kanske det får handla om att stötta och coacha i ett lärande av att hantera den aktuella tjänsten. Bland mer seniora att coacha till utveckling och utmaningar. Vara ett bollplank.
8 ) Hur jobbar vi med mångfald, jämställdhet och mot diskriminering?
Givet att vi vet att vi kan ha svårt att välja in de som inte liknar oss. Att vi lätt omedvetet vill rekrytera de som är som vi, men ofta behöver de som är helt annorlunda. Givet att vi vet att vi är ojämställda och att diskriminering pågår mer eller mindre på olika plan överallt. Givet detta- hur jobbar vi mot diskriminering och för jämställdhet? För mer värdeskapande mångfald? Det kan inte hänga på individuella medarbetare, det måste sättas i system, jobbas med som kulturfråga. Belysas från ledningsgrupp ut i verksamhetens fingerspetsar. Vi behöver ökad förståelse för att det ofta inte är av ondo vi väljer en kandidat som liknar oss, det är en trygghetsgrej. Instant gratification men likt att välja gröt före marmeladmacka så kan att våga och orka välja olika ge oss välmående och framgång över tid snarare än att få vårt ego klappat för stunden.
9) Vilka verktyg behöver våra medarbetare för att arbeta i sina respektive roller mot vårt gemensamma mål?
Verktyg handlar i dagens samhälle om andra saker än för säg bara 50 år sen. Det kan i mindre eller större andel på en skala från fysiska verktyg och maskiner till rakt av abstrakta och mentala redskap. För många kan det vara avgörande för hållbarhet och prestation handla om verktyg för att hantera information overload. Verktyg för att ladda hjärnan under arbetsdagen. För att hantera vardagsstress. För att fatta beslut och sortera i sin to-dolista. Verktyg för att sortera i mail, vilket kommer in på punkten om kommunikation. Har vi enhetlighet om hur vi använder olika kommunikationskanaler kan det vara ett verktyg för att använda tiden bättre och prioritera rätt.
10 ) Hur skapar vi förutsättningar för våra medarbetare att ta hand om sin fysiska hälsa under arbetsdagen?
Här behöver vi jobba i tre led: På organisationsnivå skapa en struktur och tydlighet i att vi anser att den fysiska hälsan är viktig, identifiera våra unika utmaningar i vår organisation och ge möjligheter för alla att ta hand om kroppen på sitt sätt. Förtydliga att vi ser det som en del av vår verksamhet men inte lägger oss i hur exakt det görs. Skapa strukturer för promenadmöten, underlätta att motionera till och från jobbet. Bygga in aktivitet i våra konferenser, se till att det som erbjuds i fikarum och vid sammankomster ger god energi. Se till att de friskvårdsaktiviteter vi erbjuder främjar just hälsa och inte ger en ny arena för hård prestation för redan frälsta. Låter alla medarbetare vara med och definiera vad hälsa är.
På ledarskapsnivå behöver chefer ha verktyg och kunskap för att stötta sina medarbetare i att hitta sitt sätt att ta hand om sig. Aktivt ställa frågan om behov och möjligheter, utan att, igen, styra. Stötta med omtanke. Underlätta och driva promenadmöten, pauser.
På individnivå ska alla medarbetare känna att de är stöttade i att prioritera sin hälsa under arbetsdagen. Att det är ok att lyfta den frågan om man känner att den inte får den plats den behöver. Är syftet tydligt och har vi gemensamt definierat vad hälsa är hos oss blir det så mycket enklare att välja och få igenom förslag åt alla håll.
Så. En mastig lista och självklart finns det fler dimensioner men finns det ett tänk, en struktur och medvetenhet och framförallt förutsättningar för de 10 punkterna ovan har ni goda förutsättningar att driva en verksamhet där man trivs, presterar hållbart, produktivt lönsamt och med högt engagemang för något som fyller ett behov i vårt samhälle!
För hjälp med de här delarna är ni varmt välkomna att kontakta mig!
Lycka till! / Ann-Sofie